De afgelopen periode heb je hard gewerkt voor je klant en op een gegeven moment stuur je een factuur naar deze klant. Tot je grote verbazing kom je tot de constatering dat de klant de factuur (nog) niet heeft voldaan. Je stuurt een 1^e herinnering naar je klant, aangezien wij allemaal mensen zijn kan het voorkomen dat je klant de factuur misschien over het hoofd heeft gezien.

Jij als ondernemer wilt natuurlijk graag je geld hebben, hoe ouder de factuur wordt, hoe moeilijker het is om deze betaald te krijgen. Trage betalers belemmeren immers ook de financiële gezondheid van jouw bedrijf, want het zorgt ervoor dat je trager over je geld beschikt.

Geld waarmee je bijvoorbeeld net die ene investering mee had kunnen doen. In deze short-read gaan wij kort uitleggen waarom en wanneer je een incassobureau moet inschakelen en we zullen tips delen om alsnog zonder incassobureau je geld boven tafel te krijgen.

Oplossingen om te voorkomen dat je een incassobureau moet inschakelen?

Het inschakelen van een incassobureau is wellicht een goede optie om je geld snel terug te krijgen, alleen je hebt wel het risico dat je de band met je klant kapotmaakt en dit zou jammer zijn. Natuurlijk is het belangrijk dat mensen netjes betalen voor geleverde diensten/goederen, alleen het is ook belangrijk dat je terugkerende klanten hebt.

Dus wat kan je als ondernemer doen? Niet elke late betaler is meteen een wanbetaler. Ziekte, verlof of een hele drukke periode kunnen ervoor zorgen dat de administratieve taken en dus de betalingen een achterstand oplopen.

Bel de klant en herinner de klant aan de factuur, let daarbij op je toon, intonatie en algemene houding. Het is belangrijk dat de klant positief blijft. Bevestig alle gemaakte afspraken schriftelijk en houd de afgesproken betalingstermijnen scherp in de gaten en reageer onmiddellijk als deze niet worden nagekomen.

De telefoon heeft nog steeds geen zoden aan de dijk gezet, wat nu? Wanneer de vriendelijke aanpak niet werkt, wordt het tijd om wat dwingender uit de hoek te komen. Stuur een tweede herinnering (bij voorkeur aangetekend) en geef aan hoe lang de klant nog heeft om te betalen, voordat je verdere stappen gaat ondernemen is het belangrijk om aan dossier opbouw te doen.

Vergeet daarbij niet te vermelden welke stappen dat precies zullen zijn. Deze 2e aanmaning houd je zo kort en duidelijk mogelijk, maar wel vriendelijk, oplossingsgericht en begripvol! Met een evenwichtig opgestelde brief zal je sneller resultaat boeken dan met een standaard brief of dreigende taal, want wanneer mensen boos zijn dan kan je heel erg moeilijk tot ze binnenkomen.

Mocht dit ook niet werken, dan gaan we verder kijken naar de 3^e stap. Deze stap is het inschakelen van een incassobureau en dit doe je pas wanneer het niet gelukt is om de openstaande vordering op een vriendelijke manier te innen.

Waarom schakel je een incassobureau in?

Niet iedereen mag zomaar incasso’s sturen er zijn veel wetten en regels die de consument beschermen. Een erkend incassobureau kent deze regels en wetten en dekt de juridische risico’s af, die je anders zelf zou lopen wanneer je op eigen houtje een incasso verstuurt.

Tevens hebben zij veel ervaring in deze tak van sport en derhalve zijn zij dus in staat om jou van het allerbeste advies te voorzien. Juist deze ervaring zorgt ervoor dat een incassobureau makkelijker de schuld kan innen.

Aangezien dat de corebusiness van een incassobureau is, ervoor zorgen dat mensen betalen. Jij bent ondernemer om te genieten van jouw vak en niet om achter je eigen geld te zitten. Tevens zorgt het inschakelen van een incassobureau voor een gedegen documentatie van het incassotraject.

Wanneer incassobureaus communiceren met debiteuren wordt dit geregistreerd in hun incassosysteem. Mocht je in de toekomst besluiten om een schuldenaar te dagvaarden, dan zal het incassobureau een gedegen administratie hebben van elke poging om de schuld te incasseren. Deze documentatie toont aan de rechtbank dat jij uitgebreide inspanningen hebt geleverd om de schuld buitengerechtelijk te incasseren.

Wat kost het om een incassobureau in te schakelen?

In de incassowereld worden verschillende methodes gehanteerd. Sommige incassobureaus jagen debiteuren na voor een vast bedrag. Anderen werken volgens het no cure no pay principe. Bij no cure no pay ontvangt het incassobureau pas commissie als het bedrag of een deel daarvan succesvol is geïncasseerd. Ondanks de kosten van een incassobureau kan een deurwaarder inschakelen meer opleveren.

Het is belangrijk om niet alleen naar de kosten te kijken van een incassobureau, maar ook naar het rendement. Soms is het goedkoopste incassobureau, misschien wel in staat om wél jouw vordering te innen. Het is vooral van belang dat je goed kijkt of een incassobureau naadloos bij jouw bedrijfsbehoeftes aansluit.

Blijf positief!

Geef positieve feedback als de betalingen volgens afspraak overgemaakt worden. Een bedankmailtje of sms’je wordt zeker geapprecieerd en het stimuleert de klant om ook in de toekomst op tijd te betalen. Tevens is dit ook weer goed voor je band met de klant, alleen probeer het altijd met de normale middelen op te lossen en gebruik een incassobureau alleen wanneer het echt niet anders kan.