Personeelsplanning en de effectiviteit van mijn organisatie

Dat de medewerkers heel belangrijk zijn voor elke organisatie zal iedereen bevestigen. Natuurlijk is de strategie, het product of dienstsector waarin de organisatie actief is en de algemene economische ontwikkeling ook bepalend voor een organisatie. Maar al deze aspecten zijn uiteindelijk ondergeschikt aan de invloed die de medewerker heeft op de organisatie. Een organisatie bestaat immers uit mensen.

Effectiviteit

De definitie van effectiviteit volgens Wikipedia is:

“Een handelwijze is effectief of doeltreffend als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. In feite wordt dus het effect gemeten van een bepaalde handeling.”

Een organisatie heeft bestaansrecht, omdat het iets wil bereiken, iets wil doen voor haar klanten, gebruikers, medewerkers of leden. Dit willen we graag zo effectief en efficiënt mogelijk doen. Dan bereiken we immers met zo weinig mogelijk inspanning, zo veel mogelijk van het beoogde doel.

 Personeelsplanning

De definitie van personeelsplanning is minder makkelijk te geven. Onder personeelsplanning kan de strategische personeelsplanning worden verstaan welke zich bezighoudt met de instroom, behoud en uitstroom van personeel in een organisatie. Zodat op lange termijn de aanwezige skills en beschikbare aantallen medewerkers goed aansluiten bij wat de organisatie nodig heeft. Ook wordt het voorspellen van de personeelsbehoefte op korte termijn er onder verstaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de benodigde capaciteit voor de komende 4 weken en het plannen van de beschikbare medewerkers met de juiste skills per dagdeel of dienst.

Personeelsplanning gaat in ieder geval over het maken van een goede match tussen de vraag naar menselijke capaciteit en skills en de beschikbare medewerkers.

De combinatie van effectiviteit en personeelsplanning

Het is evident dat wanneer iemand niet beschikbaar is of wanneer iemand niet over de juiste skills beschikt, een handeling niet effectief kan zijn. Als er niemand is om de telefoon op te nemen of als iemand de taal niet spreekt, kan een klant die belt niet worden geholpen.

Personeelsplanning en effectiviteit hebben dus alles met elkaar te maken. Dat is niets nieuws, maar er is meer wat we niet altijd in de gaten hebben. Om bij het voorbeeld te blijven:

Wanneer iemand tot laat in de avond is ingepland en vervolgens ook in de ochtend daarna weer vroeg moet beginnen, zal diegene vermoeid zijn. Dit resulteert in minder effectiviteit en zal hij de klant met minder plezier te woord staan. Daarnaast is het minder effectief als iemand te veel telefoontjes tegelijk aan moet nemen, omdat er te weinig mensen zijn ingepland.

Met andere woorden, de kwaliteit van de personeelsplanning heeft een grote invloed op de effectiviteit van de organisatie. Alle reden dus om regelmatig na te denken hoe de personeelsplanning in je organisatie wordt gedaan. Als je weet hoe je hier mee om wil gaan bestaan er goede personeelsplanningssoftware om het proces te vergemakkelijken.