Hoe lang mag een klant wachten met betalen?

Als ondernemer wil je een goede relatie met je klanten onderhouden, maar je wilt ook dat ze op tijd betalen. De vraag “Hoe lang mag een klant wachten met betalen?” is belangrijk voor zowel bedrijven als consumenten, en het antwoord is afhankelijk van de specifieke afspraken en wetgeving. In dit blog leggen we uit hoe lange betaaltermijnen wettelijk mogen zijn en wat je kunt doen als klanten te lang wachten met betalen.

Wat is een betaaltermijn?

Een betaaltermijn is de periode waarin een klant de factuur moet betalen nadat de producten of diensten zijn geleverd. Dit kan variëren, maar bij bedrijven is een betalingstermijn van 30 dagen meestal standaard in hun admistratie. Het is essentieel om de betaaltermijn goed vast te leggen, zodat er geen verwarring ontstaat over wanneer de betaling verwacht wordt.

Wettelijke betalingstermijn voor bedrijven en consumenten

Betaaltermijn voor bedrijven

In Nederland is de wettelijke betalingstermijn voor zakelijke transacties 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen. Dit betekent dat, als er niets anders is afgesproken, bedrijven maximaal 30 dagen na ontvangst van de factuur de tijd hebben om te betalen. Bij grote bedrijven kan de betalingstermijn oplopen tot 60 dagen, maar alleen als dit expliciet is afgesproken.

Betaaltermijn voor consumenten

Voor consumenten geldt een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij anders overeengekomen. Dit is een kortere termijn dan voor bedrijven en helpt consumenten aan te moedigen sneller te betalen. Als de consument niet binnen deze termijn betaalt, kan de leverancier pas na een ingebrekestelling stappen ondernemen.

Specifieke regels voor zzp’ers

Als zzp’er kun je de betalingstermijn zelf bepalen. Veel zzp’ers kiezen voor 30 dagen als standaard betalingstermijn, maar je kunt dit met je klant afspreken. In uitzonderlijke gevallen kunnen de betaaltermijnen zelfs langer zijn, maar houd er rekening mee dat je de btw op de geleverde producten of diensten wel snel moet afdragen aan de Belastingdienst, zelfs als je klant later betaalt.

Hoe lang mag een klant wachten met betalen?

De wettelijk toegestane betaaltermijn is dus afhankelijk van het type klant:

• Zakelijke klanten: Maximaal 30 dagen, tenzij anders afgesproken, bijvoorbeeld voor grote bedrijven die tot 60 dagen kunnen krijgen.
• Consumenten: 14 dagen, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt.

Bij niet-betaling binnen deze termijnen kan een klant in verzuim raken. Echter, de klant moet eerst officieel in gebreke worden gesteld voordat juridische stappen kunnen worden ondernomen.

Wat kun je doen als betaling uitblijft?

Als je klant niet op tijd betaalt, kun je de volgende stappen ondernemen:

1. Stuur een herinnering

Een vriendelijke herinnering kan vaak al voldoende zijn om de betaling op gang te brengen. Dit moet binnen een redelijke termijn na de vervaldatum gebeuren. Wacht niet te lang met het sturen van een herinnering, want hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om de betaling te krijgen.

2. Stuur een aanmaning

Als de klant na de herinnering nog steeds niet betaalt, kun je een formele aanmaning sturen. In de aanmaning moet duidelijk staan wanneer de betaling moet zijn voldaan en welke stappen je zult ondernemen als de betaling opnieuw uitblijft.

3. Schakel een incassobureau in

Als de klant na de aanmaning niet betaalt, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Dit kan helpen om de betaling te innen, maar houdt er rekening mee dat dit extra kosten met zich meebrengt voor zowel jou als je klant.

4. Juridische stappen

In het uiterste geval kun je juridische stappen ondernemen, zoals het inschakelen van een deurwaarder of het starten van een rechtszaak. Dit kan echter tijdrovend en kostbaar zijn, dus probeer altijd eerst andere methoden voordat je naar de rechtbank gaat.

Tips voor het voorkomen van vertragingen in betalingen

1. Duidelijke afspraken maken

Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert over de betalingstermijn. Zet deze in je algemene voorwaarden en op de factuur, zodat er geen verwarring ontstaat over wanneer de betaling moet plaatsvinden.

2. Klanten checken

Voordat je een grote bestelling levert, is het verstandig om je klant te controleren. Zijn ze financieel gezond? Bij zakelijke klanten kun je bijvoorbeeld een creditcheck doen bij bureaus zoals Dun & Bradstreet of Graydon. Bij consumenten kun je bijvoorbeeld een kijkje nemen in het BKR-register om te zien of ze een goede betalingshistorie hebben.

3. Eigendomsvoorbehoud

Bij levering van producten kun je overwegen een eigendomsvoorbehoud op te nemen. Dit houdt in dat je eigenaar blijft van het product totdat de klant heeft betaald. Dit biedt je enige bescherming als de klant niet betaalt.

4. Vooruitbetaling of aanbetaling

Vraag bij nieuwe of risicovolle klanten een vooruitbetaling of aanbetaling. Dit verkleint het risico dat je achter je geld aan moet gaan. Bij consumenten is een aanbetaling van maximaal 50% toegestaan, tenzij het om een webshop gaat, waarbij een volledige vooruitbetaling soms wel is toegestaan.

5. Snel factureren

Zorg ervoor dat je de factuur snel verstuurt na levering. Klanten die snel een factuur ontvangen, betalen vaak ook sneller. Wacht niet te lang met het sturen van de factuur, want dit kan leiden tot vertragingen in de betaling.

Wat als betaling niet binnen de termijn plaatsvindt?

Als je klant niet betaalt binnen de afgesproken termijn, moet je hem eerst officieel in gebreke stellen. Dit betekent dat je hem schriftelijk (bij voorkeur ook per e-mail) laat weten dat hij in verzuim is en dat hij alsnog binnen een redelijke termijn moet betalen. De redelijke termijn kan variëren, maar meestal wordt een termijn van 5 tot 7 dagen als redelijk beschouwd voor zakelijke klanten, en 14 dagen voor consumenten.

Blijft betaling alsnog uit? Dan kun je extra kosten in rekening brengen, zoals incassokosten en wettelijke rente, en kun je verdere juridische stappen ondernemen.

Conclusie

De betalingstermijn voor klanten is belangrijk voor een gezond cashflowbeheer. Wettelijk gezien is de standaard betaaltermijn 30 dagen voor bedrijven en 14 dagen voor consumenten, maar dit kan anders zijn als er specifieke afspraken zijn gemaakt. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt, de betalingstermijn communiceert en snel handelt als betaling uitblijft. Zo voorkom je dat je te lang moet wachten op je geld en bescherm je je bedrijf tegen wanbetaling.