Tips voor het inplannen van een vergadering

Als je een vergadering wilt inplannen dan is het belangrijk om een goede voorbereiding te hebben. Door een goede voorbereiding voorkom je immers dat er fouten gemaakt worden. Verder voorkom je dat een vergadering op een chaotische manier verloopt indien je deze goed voorbereidt. Een belangrijk onderdeel van een goede voorbereiding is een vergaderruimte reserveren. Dit is de eerste tip als je een vergadering gaat leiden, zorg ruim van tevoren voor een locatie en een ruimte waar je in kan gaan. 

Een agenda hanteren

Een andere tip is om een agenda te hanteren. In deze fysieke of digitale agenda kan je alles opschrijven wat je wilt. Op deze manier houd je een overzicht van de taken die je hebt en de taken die je nog moet uitvoeren. Zet in de agenda vooral wat de werkdagen zijn en wat de afspraken zijn die je gedurende de dag hebt. Zo weet je precies wat je te wachten staat als je begint aan een werkdag. Het is verstandig om tegen collega’s te zeggen dat zij dit ook moeten doen. Wellicht werk je immers samen en dan ben je op elkaar aangewezen. In de agenda is het verstandig om te werken met een afvinksysteem, zodat je duidelijk hebt wat al gedaan is en wat je nog moet doen. 

Vooruit plannen

Als het gaat om de planning van de agenda dan is het verstandig om vooruit te plannen. Hierdoor weet je zeker dat je voldoende tijd hebt om alle taken uit te voeren. Probeer de taken die je hebt ook daadwerkelijk op tijd uit te voeren aangezien je op deze manier druk en stress kan voorkomen. Een last-minute afspraak leidt immers met name tot stress en vaak niet tot efficiënte vergaderingen. 

Efficiënt werken

De laatste tip is om efficiënt te werken. Indien je meerdere taken hebt, verdeel deze dan over de week zodat je op een snelle manier te werk kan gaan. Indien gewenst kan je tevens besluiten om taken te delegeren en op deze manier een drukke agenda voorkomen. Je moet tevens de grootte van de vergadering beperken om zodoende tot een efficiënte vergadering te komen. Als er teveel mensen op de vergadering aanwezig zijn dan heeft dit als gevolg dat er teveel mensen aan het woord willen komen. Het is ten slotte verstandig om een vergadering ruim in te plannen en zodoende te komen tot constructieve oplossingen voor problemen die je wenst te bespreken.