Wat doet een functioneel beheerder?

Een functioneel beheerder is iemand die de leiding heeft over een organisatorische eenheid, zoals een afdeling binnen een organisatie, en ervoor verantwoordelijk is om processen tot een goed einde te brengen. Heb jij belangstelling voor dit beroep? In dit artikel ontdek je wat een functioneel beheerder precies doet, wat je verdient als functioneel beheerder en hoe je jezelf kunt om- of bijscholen.

Functioneel beheerders spelen als degenen die projecten overzien, aansturen en bijsturen hierbinnen een belangrijke rol. De functies projectmanager en functioneel beheerder lijken op elkaar, maar zijn niet hetzelfde. Hieronder leggen we het verschil uit en ontdek je de precieze taken en verantwoordelijkheden van functioneel beheerders.

Functioneel beheerders versus projectmanagers

Voor een projectmanager, hoe goed en ervaren hij of zij ook is, komen er soms situaties voor waarin deze niet alles alleen kan beheren. Dit is waar functioneel beheerders in het spel komen. Functioneel beheerders en projectmanagers houden beide toezicht op een team of afdeling tijdens de uitvoering van een project, maar eerstgenoemden willen er vooral voor zorgen dat laatstgenoemden over alle nodige middelen beschikken om het project te volbrengen. 

Functioneel beheerders beheren daarom de resources die een project zullen ondersteunen, zoals financiële middelen en bekwame werknemers. Projectmanagers daarentegen werken nauw samen met het team om het gewenste product te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt opgeleverd.

Hoewel de initiële kosten van een project door de inzet van functioneel beheerders hoger zijn, vloeien er veel managementvoordelen uit deze investering. Over het algemeen zal de aanwezigheid van functioneel beheerders en projectmanagers niet alleen de prestaties van het projectteam verbeteren, maar ook het moreel en de betrokkenheid van elk individueel teamlid vergroten. 

Taken functioneel beheerder

De rol van de functioneel beheerder is essentieel om complexe projecten met diverse resources vlekkeloos uit te voeren. De functioneel beheerder ziet doorgaans snel of een bepaalde activiteit wel of geen toegevoegde waarde heeft voor een project. Zo kan de functioneel beheerder de projectmanager helpen inzien wanneer het projectteam tijd en middelen verspilt. 

De belangrijkste taak die deze rol heeft, is om teamleden te laten zien hoe zij problemen kunnen oplossen door hen de juiste methoden en hulpmiddelen aan te reiken. Concrete voorbeelden van taken van functioneel beheerders zijn:

• Het bekijken en goedkeuren van projectplannen;

• Mensen de mogelijkheid bieden om lid te worden van het projectteam;

• Begeleiding bieden aan de teamleden van de betrokken afdeling;

• Indien nodig het projectschema herzien;

• Obstakels voor het projectteam wegnemen;

• De teamleden de tijd geven die nodig is om het project tot een goed einde te brengen, zoals bepaald in het goedgekeurde projectplan;

• Ervoor zorgen dat de mensen die aan het project werken over voldoende vaardigheden en kennis beschikken om het werk uit te voeren.

Verantwoordelijkheden functioneel beheerder

Om het project en de projectmanager optimaal te ondersteunen, zijn de verantwoordelijkheden van een functioneel beheerder onder meer:

• Eventuele wijzigingen in de beschikbaarheid van resources doorgeven aan de project/programmamanager;

• De status van het project/programma bijhouden;

• De projectleider helpen leiderschap te tonen en buy-in te verkrijgen;

• De algehele effectiviteit en kwaliteit van de resultaten meten;

• Zorgen voor betere prestaties en effectieve cross-functionele integratie;

• De project-/programmamanager op de hoogte stellen van wijzigingen in het project die van invloed zijn op het eindresultaat;

• Beslissen welke resources/middelen aan het project moeten worden toegewezen;

• Ervoor zorgen dat de toegewezen resources over de vereiste geschikte vaardigheden beschikken of in staat zijn deze vaardigheden te op te doen;

• Inzicht verwerven in de werkzaamheden die voor het project worden verlangd;

• Ervoor zorgen dat de resources voor het project beschikbaar zijn zoals vooraf overeengekomen;

• Eventuele prestatieproblemen managen.

Salaris functioneel beheerder  

Je verdient als functioneel beheerder in Nederland gemiddeld bruto €3.622,- per maand. Het salaris van dit type beheerder ligt daarmee 2 procent boven het gemiddelde van alle applicatiebeheerders (€3.338,-).

Hbo’ers verdienen met  €3.672,- doorgaans €322,- meer dan mbo’ers. Het gemiddelde maandsalaris van functioneel beheerders met een mbo-opleiding ligt momenteel op €3.350,-.

Baankansen functioneel beheerder

Met meer dan 200 openstaande vacatures in Nederland, is de kans op werk momenteel goed voor functioneel beheerders. Doordat bedrijven vaak zelf geen tijd of expertise hebben om zich over resources, middelen of applicaties te buigen, is er steeds meer vraag naar functioneel beheerders. Vooral in de ICT. Je kunt in deze sector ook doorgroeien tot informatiemanager of een vergelijkbare leidinggevende functie.

Vaardigheden functioneel beheerder

Het zal niemand verbazen dat je over een flink aantal vaardigheden moet beschikken om functioneel beheerder te kunnen zijn. Als je een carrière in dit vakgebied overweegt, dan zul je in elk geval de onderstaande skills moeten ontwikkelen:

• Leiderschap: Als je een functie als manager wilt, zij de voornaamste vaardigheden die je nodig hebt: leiderschapskills. Functioneel beheerders dragen namelijk de enorme verantwoordelijkheid van het leiden en coördineren van teams en/of afdelingen.

• Communicatie: Goede communicatievaardigheden zijn een belangrijke troef voor functioneel beheerders. Of het nu communicatie richting klanten, stakeholders of je eigen team betreft, sterke verbale en schriftelijke communicatieskills zorgen ervoor dat je beter met de werkdruk om zult kunnen gaan dan anderen.

• Time management: Manage tijd en je zult deze baan beheersen. Perfectie leveren binnen een korte tijd is niet voor iedereen weggelegd. Je dient de subtiele kunst van time management te beheersen, niet alleen voor jezelf maar ook voor je team, zodat je als een eenheid kunt werken en elke opdracht vlekkeloos verloopt. 

• Beheer van financiën: Het is de taak van de functioneel beheerder dat resources voldoende middelen hebben om hun taken te volbrengen en dat uitgaven worden beheerst. Het prioriteren van het werk en het toewijzen van de juiste resources en middelen vereist uitstekende financiële managementvaardigheden.

• Conflicthantering: Het is heel normaal dat er conflicten of problemen ontstaan wanneer een team samenwerkt. Het is de taak van de functioneel beheerder om daar op de juiste manier mee om te gaan, zodat de teamspirit niet wordt verbroken en conflict het werk in uitvoering niet schaadt.

Functioneel beheerder opleiding

Afgezien van de bovengenoemde vaardigheden, dien je ook een stevig diploma op zak te hebben, zoals bedrijfskunde of van een financieel gerelateerd vak zoals economie of boekhouding. Een bachelordiploma is een goed begin, maar met een masterdiploma heb je zeker een streepje voor op de concurrentie. De meest waardevolle troef voor functioneel beheerders blijft echter werkervaring. Bepaalde Project Management certificeringsprogramma’s worden aanbevolen om deze ervaring zo snel mogelijk op te doen.

Voorbeelden van opleidingen die je kunt volgen als je functioneel beheerder wilt worden zijn:

• Informatiebeheerprincipes zoals ASL®, BiSL® en ITIL®;

• Boekhoudsoftware; 

• Exact Online;

• Projectbeheer; 

• PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2®).

Ontdek meer op Springest Beroepen

Op Springest Beroepen vind je duizenden beroepen, ingedeeld in dertien verschillende beroepsklassen, zoals ICT, onderwijs en vervoer en transport. In samenwerking met Textkernel, specialist in machine-intelligentie op het gebied van arbeidsmarktinformatie, heeft Springest de benodigde vaardigheden voor elk van deze beroepen verzameld en deze aan de bijpassende opleidingen, trainingen en cursussen gekoppeld. Zo ontdek je in een paar klikken welke skills je nodig hebt voor welk beroep en hoe je deze zo snel mogelijk aanleert.